جایگاه روابط عمومی در نظارتی راهبردی و تعالی سازمانی

پاییز سال ۹۴ جناب آقای دکتر جهانگیر ریاست محترم سازمان زندانهای کشور در نشست سالانه مسئولین روابط عمومی ستاد سازمان و ادارات کل استانها، با اشاره به نقش شاخص روابط عمومی ها در انعکاس خدمات سازمان به مخاطبین درون و برون دستگاه، بر جایگاه این مجموعه در نظارت نرم افزاری بر عملکرد بخشهای مختلف در کنار نقش سخت افزاری ادارات بازرسی و ارزیابی عملکرد تاکید و خواستار پر رنگ شدن این نقش توسط روابط عمومی ها در جایگاه تئوری پردازان راهبردی دستگاه شد.برای نیل به این انتظار پیش نیاز و نیاز و تدابیر و راهکارهای متنوعی مد نظر است که به اختصار و بصورت تیتر وار مورد اشاره قرار میگیرد:

  • انتخاب و انتصاب مسئول و کارشناس روابط عمومی باید از بین کارکنان کاردان و آشنا به رسالت ، انتظار و افقهای مجموعه باشد نه از بین کارکنانی که جایی برای آنها در سایر بخشها نیست
  • نهاد روابط عمومی باید متعلق به کل سیستم و دستگاه باشد نه صرف مدیر
  •  روابط عمومی باید ارزش هر فرد و خدمتی را در خور توان، بسترها، ظرفیت ها، تعهدات و کارایی و اثربخشی کارکنان و دوائر پایش و منعکس کند
  • روابط عمومی باید بتواند با درک واقعی نیازهای توسعه محور و تحول مدار، بهترین پیشنهادات را به مسئولین در سطوح مختلف ارائه دهد
  • دانایی لازمه نظارت و پایش است، فردی که نتواند منزلت سازمانی و نقش خدمات متصدیان را در دستگاه درک کند نمیتواند مسئولیت خطیر روابط عمومی را عهده دار شود
  •  در سازمان زندانها بخشهای فرهنگی و تبلیغات و … فعالیت دارند، قرار نیست روابط عمومی بیلبرد تبلیغاتی باشد، بلکه سیاستگذارتبلیغات و برند سازمانی است، اینکه چه تبلیغی و چه انعکاسی برای چه مخاطبی میتواند مفید باشد
  • روابط عمومی کارامد ضامن وحدت رویه و همسویی انعکاس دستاوردها و عملکردهاست، بدین معنا که علاوه بر ترسیم قالب و استانداردهای تبلیغ و اطلاع رسانی ، بتواند از تناقض گویی دوائر دارای محورها و فرایندهای مشترک پیشگیری نماید.
  • نقش روابط عمومی در فر هنگسازمانی ، نقش اول و آخر است، فرهنگ سازمانی ترویج آن رویکرد و روشی است که بواسطه آن ضمن پرهیز از نادیده گرفتن خدمات و جایگاه همه کارکنان در بهره وری و پویایی، از غلو و خود بزرگ بینی در همه مسئولین و کارکنان جلوگیری شده و همه به سمتی حرکت خواهند کرد که با درک و دانش درست تعاملات و پرهیز از استحکاکات بین فردی و اداری، بتوانند بهترین ره اورد را در بر داشته باشند.
  • روابط عمومی به سبب اشراف بر شرایط واقعی درون سیستم از بخشهای دارای دسترسی به مطالب و اطلاعات محرمانه محسوب میشود، این چنین فردی باید معتمدترین و متعهد ترین فرد برای صیانت و حفاظت از اطلاعات طبقه بندی شده سازمانی باشد.
  • روابط عمومی باید همواره در جریان آخرین تصمیمات کلان و راهبردی سازمان و اداره قرار گیرد.در این حالت است که میتواند پایشی مبتنی بر سیاستها و اولویتها داشته و پیشنهاد، گزارش و انعکاس محتوای صادره از این دفتر همسو با صرف و صلاح حقیقی باشد.
  • صلاحیت باید جایگزین ارادت در فعالیت روابط عمومی باشد، در محورهای انعکاس عملکرد، ارائه پیشنهاد، تحلیل و پایش داده ها و اطلاعات روابط عمومی باید مصالح و منافع واقعی سازمان را د نظر داشته باشد و ارادت به افراد و منافع فردی جای منافع سازمانی را نگیرد
  • دغدغه روابط عمومی به سبب نزدیکی به مدیر، دغدغه همه سطوح است.معاونتها، ادارات و … همه بواسطه محوریت کار دغدغه بخشی دارند اما روابط عمومی پابپای مدیر دستگاه باید دغدغه همه بخشها را داشته باشد زیرا عزت یا مهنت مدیران و کارکنان و مجموعه این دفتر را تحت تاثیر قرار خواهد داد
  • روابط عمومی باید همواره با اطلاع و اشراف از وضعیت و موقعیت مجموعه ، بهترین تحلیلگر و مدافع منافع سازمانی باشد، نه تنها در شرایط عادی که در شرایط بحران بتواند بهترین پیشنهاد را به مدیران و بهترین گزارش را به مخاطبان برای عبور از بحران ارائه کند
  • نقش کلیدی و مشورتی روابط عمومی دانا در انتصابات نباید نادیده گرفته شود، گاها ارادت ها جایگزین صلاحیتها در پیشنهادات و انتصابات میشود، روابط عمومی میبایست بتواند ارادت را بواسطه توانمندی و نقش و سهم حقیقی افراد در توفیق سازمانی و مدیدیت کیفیت پای کار آورده و پیشنهاداتی برای تعالی کارایی افراد و مناصب ارائه کند.
  • روابط عمومی در زندان باید نتیجه خدمات و محصول چرخه اصلاح و تربیت را تبلیغ کند تا ضمن حفظ اعتبار و ابهت پیشگیرانه زندان در جامعه، افکار عمومی را برای تحقق انتظارات سازمانی همراه و همسو سازد
  • روابط عمومی با تبلیغ درون سازمانی و رفع استحکاک داخلی و تعدیل منطقی انتطارات بتواند در توسعه تفاخر کارکنان به شغل خود و سهم انان در بهره وری و درک انان از اهمیت هم افزایی و مشارکت در توفیق جمعی افزون نماید.
  • مدیران باید به نقش روابط عمومی در ارتقای کارایی سازمانی اشراف و باور داشته، آنچه از
  • تکنولوژی و منابع روز برای بهره وری این مجموعه مورد انتظار است را تامین و در اختیار قرار دهند.

علی شیرازی- کارشناس روابط عمومی گرایش تحلیل و ارتباطات

 

Print Friendly, PDF & Email

نوشتن دیدگاه

آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد.لطفا فیلد های که دارای ستاره هستند را پر کنید *

*